Politique de confidentialité de Smarteem

Préambule

La présente politique de confidentialité a pour but d’informer les Utilisateurs du site :

• Sur la manière dont sont collectées leurs données personnelles. Sont considérées comme des données personnelles, toute information permettant d’identifier un Utilisateur. A ce titre, il peut s’agir: de ses noms et prénoms, de son âge, de son adresse postale ou email, de sa localisation ou encore de son adresse IP (liste non exhaustive) ;
• Sur les droits dont ils disposent concernant ces données ;  
• Sur la personne responsable du traitement des données à caractère personnel collectées et traitées ;  
• Sur les destinataires de ces données personnelles ;  
• Sur la politique du site en matière de cookies.  

Cette politique complète les mentions légales et les conditions générales d’utilisation consultables par les utilisateurs à l’adresse suivante :

• Mentions légales :
• Conditions générales d’utilisation :

I - Principes relatifs à la collecte et au traitement des données personnelles

Conformément à l’article 5 du Règlement européen2016/679, les données à caractère personnel sont :  

• Traitées de manière licite, loyale et transparente au regard de la personne concernée ;
• Collectées pour des finalités déterminées (cf. Article 2.1 des présentes), explicites et légitimes, et ne pas être traitées ultérieurement d'une manière incompatible avec ces finalités ;
• Adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
• Exactes et, si nécessaire, tenues à jour. Toutes les mesures raisonnables doivent être prises pour que les données à caractère personnel qui sont inexactes, eu égard aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, soient effacées ou rectifiées sans tarder ;  
• Conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
• Traitées de façon à garantir une sécurité appropriée des données collectées, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d'origine accidentelle, à l'aide de mesures techniques ou organisationnelles appropriées.  

Le traitement n'est licite que si, et dans la mesure où, au moins une des conditions suivantes est remplie :

• La personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques ;
• Le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci ;
• Le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis ;
• Le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d'une autre personne physique ;   
• Le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le responsable du traitement ;
• Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel, notamment lorsque la personne concernée est un enfant.

II - Données à caractère personnel collectées et traitées dans le cadre de la navigation sur le site et de l’utilisation du Logiciel

2.1 Données collectées et mode de collecte des données

Dans le cadre de l’utilisation des Services de Smarteem et de la navigation sur le site Internet de Smarteem, Smarteem traite plusieurs catégories de données détaillées ci-dessous. Ces données proviennent des :

• informations que les Freelances et les Clients communiquent à Smarteem ;
• informations résultant de l’utilisation des Services de Smarteem par les Freelances et les Clients.

Smarteem ne traite pas de catégories particulières de données (données sensibles) telles que les données qui révèlent l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale, des données génétiques, des données biométriques, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle des personnes.

2.1.1 Données relatives aux freelances

Les Freelances sont informés au moment de la collecte du caractère obligatoire ou non du renseignement de la donnée.

i. Informations communiquées par le freelance

a. Informations personnelles

• Nom
• Prénom
• Date de naissance
• Numéro de téléphone
• Adresse e-mail
• Photo de profil
• Nationalité
• Adresse
• Numéro d'identification national officiel

b. Informations professionnelles

• Expériences professionnelles
• CV
• Portfolio
• Préférences de mission
• Certifications
• URL du site Internet
• URL du profil LinkedIn
• Disponibilité

c. Structure juridique

• Dénomination
• Forme juridique

d. Informations bancaires

• Relevé d'Identité Bancaire

e. Informations relatives aux missions réalisées

• Net Promoter Score
• Commentaire sur le Net Promoter Score

ii. Informations générées par l’utilisation du Site Internet Smarteem par les freelances

a. Données de navigation

• Cookies nécessaires et autres cookies sous réserve du consentement des Utilisateurs et adresse IP

iii. Informations générées par l’utilisation du Logiciel Smarteem par les freelances

a. Recommandations

• Recommandations externes faisant suite aux sollicitations des Freelances

2.1.2 Données relatives aux Clients

Les Clients sont informés au moment de la collecte du caractère obligatoire ou non du renseignement de la donnée.

i. Informations communiquées par le Client

a. Informations personnelles

• Nom
• Prénom
• Date de naissance
• Adresse e-mail
• Photo de profil
• Téléphone
• Pays de résidence

b. Informations générales sur l'entreprise

• Nom de l'entreprise
• Nombre d'employés
• Pays du siège social
• Adresse du siège social
• Numéro Siret
• Numéro de TVA
• Taille de l'organisation

ii. Informations générées par l’utilisation du Site Internet Smarteem par les Clients

a. Données de navigation

• Cookies nécessaires et autres cookies sous réserve du consentement des Utilisateurs et adresse IP

2.2 Bases légales et finalités

2.2.1 Résumé

Smarteem traite la plupart des données personnelles des Freelances et des Clients dans le cadre du contrat de service conclu lors de l’inscription sur le site via l’acceptation des conditions générales d’utilisation. Toutefois, Smarteem est susceptible de traiter certaines données sur la base du consentement des Freelances et des Clients, en raison d’obligations légales ou pour répondre à son intérêt légitime à les traiter.

Les données collectées par Smarteem permettent de fournir, administrer, protéger et améliorer les services de Smarteem, d'en développer de nouveaux, et de protéger aussi bien les Utilisateurs et la Société d’une utilisation potentiellement frauduleuse du Logiciel.

2.2.2 Traitements de données mis en œuvre sur le fondement de l’exécution du contrat de service

Sur la base de l’exécution du contrat de service que les Freelances et les Clients ont conclu lors de leur inscription sur la Logiciel via l’acceptation des conditions générales d’utilisation, Smarteem utilise les données pour leur fournir ses services.

En particulier, dans le cadre de l’exécution du contrat de service, Smarteem traite les données des Freelances et des Clients pour :

• La création et la gestion des comptes utilisateurs des Freelances et des Clients ;
• Permettre l’utilisation des services du Logiciel.

2.2.3 Traitements de données mis en œuvre sur le fondement de l’intérêt légitime de Smarteem

Lors de leur inscription sur le Logiciel, Smarteem demande aux Freelances de communiquer des documents légaux concernant leur structure juridique. Ces données et les documents servent l’objectif de faciliter le contact entre les Freelances et les Clients en présentant au Client la structure juridique du Freelance déjà vérifiée. 

Smarteem effectue une vérification préalable des documents légaux des Freelances afin d’assurer aux Clients qu’ils contractualisent avec de véritables indépendants répondant à la définition du Freelance (tel que définie par les CGU). Smarteem permet aux Freelances de ne pas avoir à démontrer leur statut d’indépendant au moment où les parties souhaitent se concentrer sur les échanges liés à une Mission.

2.3 Durée de conservation des données

En règle générale, Smarteem conserve les données des utilisateurs pour les périodes suivantes :

• Concernant les Utilisateurs ayant déjà contractés et réalisés des Missions via le Logiciel, la Société conserve leurs coordonnées de facturation pour une durée de 10 ans à compter de la clôture/suppression de leur compte utilisateur afin de respecter les obligations de déclaration et de mise à disposition de la documentation vis à vis des autorités fiscales.
•  Pour les Freelances uniquement ayant déjà contractés et réalisés des Missions avec le Logiciel, la Société conserve pour une durée de 10 ans la documentation légale permettant la vérification de l’entreprise afin de répondre aux obligations légales des Clients (porteurs de projets / donneurs d’ordre) de démontrer qu’ils ont satisfait à leur obligation de vigilance conformément aux prescriptions du droit français.
• Pour les Freelances dont le compte utilisateur est inactif, la Société conserve leurs données pour une durée qui n’excède pas2 ans.  

La Société est susceptible de conserver certaines données à caractère personnel au-delà des délais annoncés ci-dessus afin de remplir ses obligations légales ou réglementaires.

2.4 Hébergement des données

Le Logiciel Smarteem est hébergé par :

Microsoft Azure France
‍39 Quai du Président Roosevelt – 92130
Issy-les-Moulineaux +33 9 70 01 90 90

2.5 Transmission des données à des tiers

Les données peuvent être transmises à nos partenaires, ci-après énumérés :

i. Folk (https://www.folk.app/)

• Finalité : gestion de la relation client
• Personnes concernées : Freelances, Clients et prospects
• Localisation des données : Europe et Etats-Unis(conformité aux normes SOC 2, SOC 3, au cadre de protection des données UE-États-Unis et à ISO/IEC 27001:2013)

ii. PhamtomBuster (https://hub.phantombuster.com/page/terms-of-service)

• Finalité : enrichissement CRM
• Personnes concernées : Prospects
• Localisation des données : Luxembourg (UE)

iii. Calendly (https://calendly.com/fr/pages/privacy)

• Finalité : prise de rendez-vousavec les équipes de Smarteem
• Personnes concernées : Freelances, Clients et prospects
• Localisation des données : France (UE)

iiii. Google Workspace

• Finalité : Gestion des documents (Drive) et Gestion de la messagerie électronique
• Personnes concernées : Freelances, Clients et prospects
• Localisation des données : UE Certifié Data Privacy Framework

iiii. Microsoft Azure (https://azure.microsoft.com/en-us/explore/trusted-cloud/privacy)

• Finalité : Hébergement des données
• Personnes concernées : Freelances et Clients
• Localisation des données : France (UE)

2.6 Politique en matière de « cookies »

Pour le bon fonctionnement du Logiciel et des Services, des cookies sont susceptibles d’être déposés sur le terminal de l’Utilisateur lors de sa connexion au Logiciel. Les cookies sont de petits fichiers textes qui sont stockés dans le navigateur ou le terminal par les Logiciels Internet, les applications, les médias en ligne et les publicitaires.

Les cookies ne contiennent pas d’information personnelle et ne peuvent pas être utilisés pour identifier une personne en particulier. Un cookie contient un identifiant unique, généré aléatoirement et donc anonyme. Certains cookies expirent à la fin de la visite de l’Utilisateur, d’autres restent.

III - Responsable du traitement des données et délégué à la protection des données

3.1 Le responsable du traitement des données  

Les données à caractère personnelles sont collectées par Smarteem, SAS au capital de 3188,00 euros, dont le numéro d’immatriculation est le 954 017 109 R.C.S. Paris.

Le responsable du traitement des données à caractère personnel peut être contacté de la manière suivante :  

Par courrier à l’adresse : 40 rue du Colisée – 75008 Paris
‍Par téléphone, au :+33 6 31 27 76 85
Par e-mail : [email protected]

3.2 Le délégué à la protection des données

Le délégué à la protection des données de l’entreprise ou du responsable est :

Alice Fortuné
49 rue de Ponthieu – 75008 Paris
Tél : +33 6 31 2776 85
E-mail : [email protected]

Si vous estimez, après avoir contacté Smarteem, que vos droits “Informatique et Libertés”, ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une information à la CNIL.

3.2.1 Création d’un Compte Entreprise

La création d’un compte Utilisateur par le Client entraîne la création d’un Compte Entreprise. Le premier Utilisateur du Client qui crée un Compte Entreprise dispose dans le Logiciel d’un Compte administrateur avec des droits supplémentaires par rapport à un Compte standard.

IV - Les droits de l’utilisateur en matière de collecte et de traitement des données

Tout Utilisateur concerné par le traitement de ses données personnelles peut se prévaloir des droits suivants, en application du règlement européen 2016/679 et de la Loi Informatique et Liberté (Loi 78-17du 6 janvier 1978) :  

• Droit d’accès, de rectification et droit à l’effacement des données (posés respectivement aux articles 15, 16 et 17 du RGPD) ;  
• Droit à la portabilité des données (article 20 du RGPD) ;
• Droit à la limitation (article 18 du RGPD) et à l’opposition du traitement des données (article 21 du RGPD) ;  
• Droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un procédé automatisé ;
• Droit de déterminer le sort des données après la mort ;  
•  Droit de saisir l’autorité de contrôle compétente (article 77 du RGPD).  

Pour exercer vos droits, veuillez adresser votre courrier à Smarteem – 40 rue du Colisée 75008 ou par mail à [email protected].

Afin que le responsable du traitement des données puisse faire droit à sa demande, l’Utilisateur peut être tenu de lui communiquer certaines informations telles que : ses noms et prénoms, son adresse e-mail ainsi que son numéro de compte, d’espace personnel ou d’abonné.  

Consultez le site cnil.fr pour plus d’informations sur vos droits.

V - Conditions de modification de la politique de confidentialité

L’éditeur de Smarteem se réserve le droit de pouvoir modifier la présente Politique à tout moment afin d’assurer aux Utilisateurs du site sa conformité avec le droit en vigueur.

Les éventuelles modifications ne sauraient avoir d’incidence sur les achats antérieurement effectués sur le site, lesquels restent soumis à la Politique en vigueur au moment de l’achat et telle qu’acceptée par l’Utilisateur lors de la validation de l’achat.  

L’Utilisateur est invité à prendre connaissance de cette Politique à chaque fois qu’il utilise les Services de Smarteem, sans qu’il soit nécessaire de l’en prévenir formellement.