Conditions générales d’utilisation et de vente de Smarteem

Dernière mise à jour : 23/11/2023

Les présentes conditions générales d’utilisation (ci-après dénommées « Conditions Générales ») sont conclues entre la société Smarteem, société enregistrée sous le numéro 954 017 109 et dont le siège social est situé au 49 rue de Ponthieu 75008 Paris (ci-après : la « Société ») et l'Utilisateur du logiciel Smarteem.

Préambule

La Société exploite un Logiciel entant que Service (SaaS) accessible à l’adresse suivante https://app.smarteem.com/ dédié à la gestion des Freelances par les Clients.

Les présentes conditions générales d'utilisation de Smarteem (ci-après les « Conditions Générales ») ont pour objet de régir l’utilisation du Logiciel ainsi que de définir les droits et les obligations des Utilisateurs du Logiciel.

Tout accès et/ou utilisation du Logiciel suppose l’acceptation sans réserve et le respect de l’ensemble des termes des présentes Conditions Générales.

I - Définitions

Abonnement : désigne le plan d'abonnement souscrit par le Client pour accéder au Logiciel dans sa version complète et/ou à certaines fonctionnalités supplémentaires.

Client : désigne toute personne morale ou physique, utilisant le Logiciel à des fins strictement professionnelles en vue gérer et d’entrer en contact avec un ou plusieurs Freelance(s).

Compte : désigne le compte créé sur le Logiciel par l’Utilisateur lors de son inscription sur le Logiciel.

Contenu : désigne tous propos, messages ou informations de quelque nature que ce soit (texte, image, vidéos, photographies, commentaires, marques, dénominations sociales, etc.), mis enligne par un Utilisateur sur le Logiciel.

Société : représente Smarteem SAS.

Freelance : désigne soit toute personne physique ou morale qui a enregistré une activité commerciale et est inscrite auprès du registre du commerce correspondant, soit exerçant en tant qu’indépendant dans des conditions légales depuis un pays où Smarteem possède une Société ou à l’étranger, qui s’est inscrit sur le Logiciel et qui communique et/ou collabore avec les Clients à travers le Logiciel.

Mission : désigne la tâche spécifique confiée par un Client via le Logiciel à un Freelance.

Utilisateurs : désigne les Freelances et les Clients inscrits sur le Logiciel.

Services : désigne tous les services fournis par la Société tels que définis à l’article 2.1 des présentes Conditions Générales.

II - Inscription sur le Logiciel

2.1 Conditions d’inscription sur le Logiciel des Utilisateurs

Pour pouvoir accéder aux Services, l’Utilisateur doit créer un Compte en s’inscrivant sur le Logiciel.

L’Utilisateur doit être âgé d’au moins 18 ans et être capable juridiquement de contracter et d’utiliser le Logiciel conformément aux présentes Conditions Générales. L’Utilisateur est tenu de fournir des informations exactes qu’il s’engage à mettre immédiatement à jour en cas de modifications.

L’accès au Compte créé est protégé par un identifiant et un mot de passe choisi par l’Utilisateur lors de son inscription sur le Logiciel. L’Utilisateur est seul responsable de tout usage qui pourrait être fait de son identifiant et mot de passe, et seul garant de leur confidentialité, ainsi que de toute utilisation de son Compte.

2.2 Conditions d’inscription sur le Logiciel des Freelances

Pour être inscrit comme Freelance sur le Logiciel, celui-ci est tenu en outre de renseigner de manière exacte et complète son Compte, de télécharger une photographie récente, ainsi que de mettre à jour son Compte.

2.3 Conditions de fermeture de Compte d’un Utilisateur

Dans l'hypothèse où l’Utilisateur fournirait des données fausses, inexactes, périmées ou incomplètes, la Société sera en droit de suspendre ou de procéder à la fermeture de son Compte et de lui refuser, à l'avenir, l'accès à tout ou partie des Services.

III - Description des Serviceset fonctionnement du Logiciel

3.1 Description des Services

3.1.1 Les services comprennent notamment :
  • la possibilité pour le Freelance de créer un Compte sur le Logiciel ;
  • la collecte auprès des Freelances de tout document justifiant la régularité de leur statut juridique, et le cas échéant en respect d’une obligation en droit national, leur mise à disposition au Client. Dans l’hypothèse où repose sur le Client, en sa qualité de donneur d’ordre, une obligation légale de vérifier le statut juridique du Freelance, la Société tient à sa disposition les documents requis ;
  • la mise à disposition d’un système de validation en ligne par les Freelances de la documentation contractuelle du Client.
3.1.2 En souscrivant à un Abonnement sur le Logiciel, les clients peuvent bénéficier de l’accès à une interface personnalisée leur permettant de :
  • créer leur liste personnalisée de Freelances ;
  • contractualiser avec les Freelances dans le cadre de Missions ;
  • piloter les données relatives aux Freelances et aux Missions réalisées par les Freelances ;
  • collaborer entre plusieurs Utilisateurs salariés des Clients.

    3.2 Fonctionnement du Logiciel

    3.2.1 Création d’un Compte Entreprise

    La création d’un compte Utilisateur par le Client entraîne la création d’un Compte Entreprise. Le premier Utilisateur du Client qui crée un Compte Entreprise dispose dans le Logiciel d’un Compte administrateur avec des droits supplémentaires par rapport à un Compte standard.

    3.2.2 Création d’un Compte Freelance

    Le Freelance peut créer un Compte sur le Logiciel à son initiative ou peut être invité à créer son Compte par un Client. Le Freelance peut choisir de divulguer ou non les informations de son profil au Client qui en a fait la demande.

    3.2.3 Gestion du pool de Freelances

    Le Client peut ajouter à son pool les Freelances avec lesquels il souhaite collaborer via le Logiciel. Il peut accéder à la totalité des informations de leur profil lorsque les Freelances ont accepté de partager leurs informations de profil avec le Client.

    3.2.4 Création d’une Mission

    Le Client crée une Mission sur le Logiciel en inscrivant les informations requises pour le bon déroulement de la Mission (compétences requises, activités et livrables de la Mission, etc.) ainsi que les informations relatives à la facturation et au paiement du Freelance.

    3.2.5 Contractualisation

    Le Freelance a la possibilité d’envoyer via le Logiciel un devis au Client que ce dernier peut accepter. Le Client a la possibilité d’adresser via le Logiciel un contrat ou des avenants au contrat directement au Freelance via le Logiciel. Le Freelance peut réaliser une signature électronique et accepter les conditions du contrat du Client via le Logiciel.

    3.2.6 Onboarding

    Le Client peut transmettre via le Logiciel les informations et documents nécessaires au Freelance pour la bonne réalisation de la Mission.

    3.2.7 Facturation

    Au cours ou à l’issue de la Mission, le Freelance a la possibilité de transmettre sa ou ses factures au Client via le Logiciel. Le Client peut valider la ou les factures et indiquer au Freelance si ces factures sont validées pour paiement.

    3.2.8 Evaluation de la prestation du Freelance

    A l’issue de la Mission, le Client a la possibilité de donner un score NPS au freelance sur la qualité de sa prestation. Le Client peut choisir de transmettre le score au Freelance.

    3.2.9 Satisfaction du Freelance

    A l’issue de la Mission, le Freelance est invité à évaluer la qualité de la collaboration avec le Client dans le cadre de la Mission.

    IV - Abonnements, paiements et remboursements

    Une carte de crédit valide est requise pour payer l’Abonnement. Les Clients européens peuvent également utiliser les prélèvements SEPA.

    Une fois que le Client a créé un Compte et fourni les informations de sa carte de crédit ou de son compte bancaire, si le Compte n’est pas annulé avant la fin de la période d'essai, le Client sera facturé tous les 30 jours à compter de la fin de sa période d'essai. Lorsque le Client annule son compte, il ne sera plus facturé par la suite.

    Le montant facturé dépend du montant de l’abonnement fixe par Client ainsi que du nombre de freelances actifs dans le mois et pour lesquels des missions ont été créés sur le Logiciel.

    Le service est facturé d'avance en fonction de la période d'abonnement (mois, année) et n'est pas remboursable. Aucun remboursement ou crédit ne sera accordé pour les mois de service utilisés partiellement, les remboursements en cas de rétrogradation ou les mois inutilisés avec un Compte quelconque.

    Si le Client paie annuellement, il dispose de 30 jours après un renouvellement automatique pour passer à un paiement mensuel et demander un remboursement de la différence.

    Les Clients français seront facturés incluant la TVA française. Les Clients européens doivent fournir leur numéro de TVA européen afin de ne pas payer de TVA.

    V - Responsabilité

    5.1 Responsabilité des Utilisateurs

    5.1.1 L’Utilisateur est seul responsable du préjudice direct ou indirect qu’il est susceptible de subir du fait d’informations inexactes, incomplètes, et/ ou trompeuses qu’il fournirait lors de son inscription sur le Logiciel ou en l’absence de mise à jour de ces informations, ce dont il assume seul les conséquences.

    Il reconnaît et accepte que toute notification aux termes des présentes Conditions Générales pourra lui être faite par le biais de l’adresse électronique de contact renseignée lors de la création de son Compte sur le Logiciel.

    5.1.2 L’Utilisateur est seul responsable de l’ensemble des Contenus qu’il choisit de mettre en ligne sur le Logiciel.

    L’Utilisateur s’interdit expressément de publier tout Contenu injurieux, diffamant, dénigrant, calomnieux, raciste, xénophobe, contraire à la morale et aux bonnes mœurs, contrefaisant, portant atteinte à l’ordre public ou aux droits de tiers, susceptible de porter atteinte aux droits, à la réputation et à l’image de la Société et plus généralement, dont la teneur enfreindrait la loi et/ou les règlements, notamment d’ordre pénal.

    5.1.3 Le Client est seul responsable de la description de la Mission pour laquelle il sollicite une proposition tarifaire au Freelance. En cas d’erreur du descriptif de la Mission, le Client assumera seul les éventuelles prestations complémentaires nécessaires et surcoûts y afférents en formalisant avec le Freelance un complément de Mission par l’intermédiaire du Logiciel.

    5.1.4 L’Utilisateur s’engage à réaliser toutes les déclarations et formalités nécessaires à son activité, ainsi qu’à satisfaire à toutes ses obligations légales, sociales, administratives et fiscales et à toutes les obligations spécifiques qui lui incombe le cas échéant en application de la législation dont il dépend, dans le cadre de son activité et de l’utilisation des Services.

    En cas de demande, l’Utilisateur s’engage à fournir, sans délai, à la Société tout justificatif prouvant qu’il remplit les conditions énoncées dans le présent article.

    L’Utilisateur est seul responsable du bon accomplissement des formalités précitées qui lui incombent. La responsabilité de la Société ne pourra pas être engagée à ce titre.

    Le Freelance reconnaît que les outils et moyens techniques mis à disposition par la Société ne l’exonèrent pas de sa responsabilité quant aux obligations légales lui incombant. En particulier, il reconnaît conserver l’entière responsabilité de ses obligations légales et fiscales en matière de facturation au titre des factures originales initiales, notamment en ce qui concerne ses obligations de déclaration et de paiement en matière de TVA.

    5.2 Responsabilité de la Société

    5.2.1 La Société met tous les moyens en œuvre pour assurer l’accès et le bon fonctionnement du Logiciel et des Services 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

    Néanmoins, compte tenu des limites liées à l’internet, la Société ne peut exclure que l’accès et le fonctionnement du Logiciel et des Services soient interrompus notamment en cas de force majeure, de mauvais fonctionnement des équipements de l’Utilisateur, de dysfonctionnements du réseau internet de l’Utilisateur, d’opération de maintenance destinées à améliorer le Logiciel et les Services.

    En conséquence, la Société ne saurait être tenue responsable d’une interruption des Services, qu’elle soit volontaire ou non, étant précisé qu’elle s’engage à faire ses meilleurs efforts pour limiter les interruptions qui lui seraient imputables.

    5.2.2 La Société met à la disposition des Freelances et des Clients des outils et moyens techniques leur permettant de communiquer et de collaborer dans le cadre de Missions. Sa responsabilité se limite à la fourniture de ces moyens, tels que décrits aux Conditions Générales.

    La Société et l’Utilisateur sont des parties indépendantes, chacun agissant en son nom personnel et pour son propre compte.

    La Société ne conclut aucun contrat au nom et/ou pour le compte d’un Freelance ou d’un Client. En conséquence, la Société ne peut en aucun cas être considérée notamment comme employé/employeur ou agent d’un Utilisateur.

    La Société n’étant pas partie à quelque titre que ce soit aux contrats relatifs à une Mission conclus entre les Freelances et les Clients, ces derniers sont seuls responsables des difficultés, réclamations et litiges pouvant intervenir lors de la conclusion et/ou de l’exécution desdits contrats. En conséquence, chaque Utilisateur dégage la Société de toute responsabilité quant aux conséquences directes ou indirectes résultant de manière directe ou indirecte de la mise en relation, de la conclusion et/ou de l’exécution d’un tel contrat entre un Freelance et un Client.

    A ce titre, la Société ne saurait être tenue responsable de toute annulation de paiement à l’initiative du seul Client, et des conséquences pouvant en découler.

    5.2.3 La Société fait tout son possible pour s’assurer du contenu et de la validité des informations et documents transmis par les Freelances sur le Logiciel dès lors qu’ils sont établis en France. Toutefois, la Société ne saurait être tenue pour responsable de quelque façon que ce soit, des infractions aux obligations leur incombant notamment dans le cadre de la lutte contre le travail dissimulé et du respect des règles de transparences, ainsi que des dommages pouvant en résulter.

    Ainsi, la Société ne saurait être tenue pour responsable des informations fausses, trompeuses ou non à jour qui lui sont communiquées par le Freelance.

    VI - Données personnelles

    Le Logiciel assure à l'Utilisateur une collecte et un traitement d'informations personnelles dans le respect de la vie privée conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

    En vertu de la loi Informatique et Libertés, en date du 6 janvier 1978, l'Utilisateur dispose d'un droit d'accès, de rectification, de suppression et d'opposition de ses données personnelles. L'Utilisateur exerce ce droit par courriel à l'adresse électronique suivant : contact@smarteem.com

    VII - Cookies et politique de confidentialité

    Pour le bon fonctionnement du Logiciel et des Services, des cookies sont susceptibles d’être déposés sur le terminal de l’Utilisateur lors de sa connexion au Logiciel. Les cookies sont de petits fichiers textes qui sont stockés dans le navigateur ou le terminal parles Logiciels Internet, les applications, les médias en ligne et les publicitaires.

    Les cookies ne contiennent pas d’information personnelle et ne peuvent pas être utilisés pour identifier une personne en particulier. Un cookie contient un identifiant unique, généré aléatoirement et donc anonyme. Certains cookies expirent à la fin de la visite de l’Utilisateur, d’autres restent.

    Lorsqu’un Utilisateur s’inscrit sur le Logiciel, il est ajouté à la liste de diffusion de la newsletter de Smarteem afin de le tenir informé des mises à jour du Logiciel. Chaque Utilisateur peut désactiver la newsletter dans ses préférences personnelles de courriel ainsi que directement depuis la newsletter.

    En créant un compte sur le Logiciel, l’Utilisateur accorde à Smarteem le droit d'utiliser le nom et le logo de son entreprise comme référence commerciale. Si l’Utilisateur écrit un commentaire sur le Logiciel sur un autre site web ou application, il autorise Smarteem à l'utiliser dans ses communications. Si l’Utilisateur ne souhaite pas que Smarteem utilise le nom de son entreprise ou son commentaire, il peut le faire savoir en contactant Smarteem à l’adresse électronique suivante : contact@smarteem.com

    VIII - Propriété intellectuelle

    Les marques, logos, signes ainsi que tous les contenus de la Plateforme (textes, images, son, etc.) font l'objet d'une protection par le Code de la propriété intellectuelle et plus particulièrement par le droit d'auteur.

    L'Utilisateur doit solliciter l'autorisation préalable du site pour toute reproduction, publication, copie des différents contenus. Il s'engage à une utilisation des contenus du site dans un cadre strictement privé, toute utilisation à des fins commerciales et publicitaires est strictement interdite.

    Toute représentation totale ou partielle de la Plateforme par quelque procédé que ce soit, sans l’autorisation expresse de Smarteem constituerait une contrefaçon sanctionnée par l’article L335-2 et suivants du Code de la propriété intellectuelle.

    Il est rappelé conformément à l’article L122-5 du Code de propriété intellectuelle que l’Utilisateur qui reproduit, copie ou publie le contenu protégé doit citer l’auteur et sa source.

    IX – Liens hypertextes

    Des liens hypertextes peuvent être présents sur le Logiciel. L’Utilisateur est informé qu’en cliquant sur ces liens, il sortira du Logiciel. Ce dernier n’a pas de contrôle sur les pages web sur lesquelles aboutissent ces liens et ne saurait, en aucun cas, être responsable de leur contenu.

    X – Service clientèle

    Pour toute question ou information concernant le Logiciel et les Services, l’Utilisateur peut contacter la Société en lui adressant un courrier électronique à l’adresse électronique suivante : contact@smarteem.com

    XI – Nullité et Renonciation

    Dans l’hypothèse où l’une des clauses du présent contrat serait déclarée nulle et non avenue par un changement de législation, de réglementation ou par une décision de justice, cela ne saurait en aucun cas affecter la validité et le respect des présentes Conditions Générales.

    Le défaut pour la Société d’exercer les droits qui lui sont reconnus en application des présentes ne constitue pas une renonciation à faire valoir ses droits.

    XII – Modification des Conditions Générales

    La Société se réserve la possibilité de modifier à tout moment, à son entière discrétion, tout ou partie des présentes Conditions Générales, et particulièrement l'article 2.1 relatif à la description des Services en fonction de l'évolution des Services proposés par la Société.

    L’Utilisateur qui continue à utiliser le Logiciel une fois ces modifications apportées est réputé accepter ces modifications.

    Si les modifications apportées par la Société sont importantes, la Société en informera les Utilisateurs à l’aide de moyens raisonnables, par exemple, en publiant sur la Plateforme un avis relatif à ces modifications ou en adressant un courriel informatif aux Utilisateurs.

    XIII – Droit applicable et juridiction compétente

    La législation française s'applique au présent contrat. En cas d'absence de résolution amiable d'un litige né entre les parties, les tribunaux français seront seuls compétents pour en connaître.